منظمة الإغاثة الأولية الدولية (PUI) تعلن عن وظائف شاغرة

متابعو موقع المتقدمون نعرض لكم مجموعة من الوظائف الشاغرة التي وصلت منصة المتقدمون نسخة عنه والصادرة عن منظمة الإغاثة الأولية الدولية (PUI).

عقد عمل لمدة سنة قابل للتجديد لتخصصات (المحاسبة أو المالية أو الإدارة أو المجالات ذات الصلة) - مطلوب وظيفة (مساعد/ة إداري) - مؤسسة الإغاثة الأولية الدولية (PUI) 

وصل منصة المتقدمون إعلان توظيف صادر عن مؤسسة الإغاثة الأولية الدولية (PUI) تعلن فيه عن وظيفة (مساعد/ة إداري) وفقاً لما يلي:

المسمى الوظيفي: مساعد/ة إدارة / تسجيل  Log /Admin Assistant

مدة العقد: سنة واحدة مع إمكانية التجديد.

المكان: قطاع غزة / فلسطين

تاريخ البدء: 01 - مايو - 2023

هذه وظيفة بدوام كامل من الأحد إلى الخميس.

سيقدم المساعد الاداري  المسؤول تقريراً إلى المسؤول / مدير الشؤون المالية.

المهام والمسؤوليات:

- المساعدة في إعداد وجمع ومسح المستندات الداعمة المتعلقة بكل عقد للموظفين المحليين وفقًا لقائمة التحقق من الموارد البشرية في PUI للحفاظ على نظام حفظ جيد.

- المساعدة في إعداد عقود الموظفين المحليين ، وعقود العمال المياومين ، وعقود التدريب الداخلي (تعيينات جديدة ، وتمديدات العقود أو تجديدها) وتأكد من أن كل موظف على دراية ببنود وشروط العقد.

- ضمان المعرفة الجيدة والاحترام من قبل جميع الموظفين لإجراءات وقواعد الموارد البشرية.

- متابعة حالات الاستقالة والفصل من العمل.

- تتبع الجداول الزمنية لموظفي المؤسسة بغزة كل شهر.

- إعداد كشوف مدفوعات العمال المياومين وسندات الاستلام.

- دعم تطوير وتنفيذ عمليات الشراء المباشر.

- الدعم في المكتب يحتاج إلى متابعة وشراء اللوازم المكتبية.

- تحديث المورد وقائمة أسعار المشتريات.

- تسليم وجمع عروض الأسعار ، حسب وعند طلب مدير الخدمات اللوجستية.

- سجل التقدم المحرز في المشتريات في قاعدة بيانات متابعة المشتريات.

- يدعم في متابعة تحديث العقد.

- ضمان أرشفة نسخ ورقية مناسبة لجميع المستندات اللوجستية.

- المساعدة في مراقبة ومتابعة إدارة الموظفين.

- مساعدة فرق البرنامج في تنظيم فعاليات ومؤتمرات البرنامج.

- المساعدة في إعداد التقارير اللوجستية الشهرية.

- أداء واجبات أخرى يكلفه بها المشرف.

- ترجمة الوثائق والرسائل الرسمية ومذكرات التفاهم والاتفاقيات الرسمية من الإنجليزية إلى العربية والعكس.

- يؤلف مراسلات روتينية ويؤدي مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية التي تشمل على سبيل المثال لا الحصر: الكتابة ومعالجة الكلمات وصياغة المراسلات الروتينية والنسخ.

- مسح ضوئي وإرسال نسخ ممسوحة ضوئياً إلى مقدمي الطلبات ، خاصة النسخ الممسوحة ضوئيًا لمكتب التنسيق والعقود المالية والأعمال الإدارية اليومية.

- ملفات جميع المستندات / النسخ الممسوحة ضوئيًا حسب الحاجة وتحافظ على نظام حفظ الملفات.

- متابعة مراسلات التأمين الصحي (المبالغ المستردة ، الإضافات ، الإلغاء ،،، الخ).

- كتابة الشيكات وتسليمها للموردين / البائعين والاستشاريين والمقاولين في المكتب.

- مسؤول عن ختم المدفوعات على أنها مدفوعة.

- التنسيق مع الإدارة المالية للشركاء المحليين لتلقي / تدقيق / التحقق من جميع النفقات على أساس شهري ، واستكمال المستندات الناقصة.

- مسح جميع المستندات المالية المتعلقة بالشركاء المحليين.

- ضمان الإدارة المالية والبرنامجية الفعالة للشركاء المحليين لأموال PUI.

- إجراء زيارات ميدانية للشركاء المحليين مرة واحدة على الأقل شهرياً.

- تقديم دعم بناء القدرات للشركاء المحليين إذا لزم الأمر

- تجميع تقارير ووثائق مشاركة تكلفة المستفيد والحفاظ عليها بالتنسيق مع المسؤول / مدير الشؤون المالية.

- مسؤول عن وثائق المنحة الفرعية التي تشمل الاتفاقات النهائية والتعديلات وجميع المرفقات ذات الصلة والاتصالات الهامة.

المؤهلات:

- درجة البكالوريوس في (المحاسبة أو المالية أو الإدارة أو المجالات ذات الصلة).

- 3 سنوات من الخبرة في المنظمات الدولية غير الحكومية.

- معرفة الإجراءات المالية المختلفة للمانحين في حالات الطوارئ. (مرغوب فيه)

- مهارات كتابة جيدة في اللغة الإنجليزية

-  إجادة اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة.

- معرفة جيدة ببرنامج MS office - بما في ذلك Word و Outlook و Excel.

الخصائص الشخصية المطلوبة:

- مهارات التواصل.

- الدبلوماسية.

- الدقة.

- القدرة على تحمل الضغط.

- مهارات تحليلية.

- القدرة على التفويض والإشراف على عمل الفريق.

- القدرة على العمل بمبادرة شخصية وبشكل تعاوني كجزء من فريق متنوع وإدارة عبء عمل متنوع

-  القدرة على الإدارة والمهارات الشخصية.

- القدرة على العمل في سياقات منعزلة ومتقلبة.

طريقة التسجيل في الوظيفة:

على الراغبين في التسجيل تعبئة نموذج الطلب من خلال الرابط التالي:

للتسجيل اضغط هنا  

بالإضافة إلى ذلك ، يرجى تقديم خطاب تغطية وسيرة ذاتية مفصلة، عن طريق إرسالها إلى البريد الإلكتروني التالي:

 hr@premiere-urgence-pal.org 

يرجى الإشارة إلى عنوان الوظيفة التالي:

 "Log/Admin Assistant"

 في سطر موضوع البريد الإلكتروني.

لن يتم النظر في الطلبات غير المستوفاة. سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.

آخر موعد للتسجيل في تاريخ 15 مارس 2023 ، 12:00 مساءً.

- تصفح عشرات الوظائف الشاغرة والمنح الدراسية وفرص العمل عبر الرابط التالي: اضغط هنا 

ندعوك للانضمام لقناتنا على التيليجرام من هنا لتصلك أحدث الأخبار العاجلة، والوظائف الشاغرة، والمنح الدراسية، والملفات التعليمية